Pagpupulong Ng Istilo Ng Pagturo. Mga Lihim Ng Mabisang Komunikasyon Sa Negosyo

2024 May -akda: Harry Day | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 15:55

Minsan, bilang isang baguhang pinuno ng departamento ng tauhan sa paggawa, sabik kong hinihintay ang unang pagpupulong ng pamamahala ng halaman. Naisip ko kung gaano gumagana ang koponan ng pamamahala upang gumana para sa ikabubuti ng koponan.

Ang aking nasasakupan, isang inspektor ng departamento ng tauhan, na nagtatrabaho dito ng halos 50 taon, ay hindi nagbahagi ng aking maliwanag na inaasahan. "Huwag magulat na ang departamento ng tauhan ay sisihin sa lahat ng mga problema ng halaman. Huwag magalit sa ganitong kalagayan, kailangan ng mga pinuno na magpakawala at hanapin ang mga nagkasala. At ang format ng pagpupulong ay magiging katulad ng isang bazaar kaysa sa isang organisadong pagpupulong ng mga kasamahan na kailangang magkaroon ng isang karaniwang desisyon."

Sa katunayan, ang pagpupulong ay sinaktan ako ng isang kakulangan ng pagkakagawa. Lahat sila ay nagsasalita ng praktikal nang sabay, nang hindi naririnig ang bawat isa at hindi naaalala ang adyenda. Bilang isang resulta, ang mga "nasusunog" na isyu ay nanatiling hindi nalutas, at sa lahat ng oras ay ginugol sa pagtalakay sa mga walang gaanong detalye. 10 taon na ang lumipas mula noon, ngunit, ayon sa mga tagapamahala mula sa iba`t ibang mga kumpanya, gaganapin pa rin ang mga katulad na pagpupulong.

Ano ang maaari kong inirerekumenda bilang isang coach upang mapanatili ang nakabubuo at mabisa ang mga pagpupulong? Isaalang-alang ang kahilingan at maghanap ng mga pinakamahusay na kasanayan upang maipatupad ito. Una, pag-aralan kung talagang kailangan mong magsagawa ng isang pagpupulong o maaari mong gawin sa ibang format ng panloob na mga komunikasyon?

Kailan gagawin ang pagpupulong?

1. Kailangan ang isang talakayan sa usapan tungkol sa isang problema o gawain

2. Kinakailangan na ibahagi ang mahalagang impormasyon sa koponan at pakinggan ang mga opinyon ng mga miyembro nito tungkol sa bagay na ito.

3. Nais mong kolektahin ang maximum na bilang ng mga ideya at pananaw sa isang mahalagang isyu

4. Mayroong isang problema na nakakaapekto sa mga layunin ng karamihan ng iyong mga subordinates.

5. Alam mo bang nais ng koponan na magkasama at magkasamang malutas ang ilang problema, habang sabay na namamahagi ng responsibilidad para sa pagpapatupad nito

Kailan ka dapat hindi magdaos ng pagpupulong?

1. May katuturan na gumamit ng iba pang mga tool sa komunikasyon nang hindi binabawasan ang pagganap

2. Ang gawain ay kagyat / mahalaga, at ang pagkaantala sa paglutas nito ay maaaring masyadong mahal

3. Ang tanong ay masyadong personal upang ilabas ito para sa pampublikong talakayan

4. Walang sapat na oras upang ihanda at isagawa ang pagpupulong

5. Nais mong gamitin ang pagpupulong bilang isang tool upang parusahan ang sinuman mula sa mga sakop

Ang lahat ng sampung puntos ay maaaring buod sa isang pangungusap. Magsagawa ng pagpupulong kung kinakailangan ng pagtutulungan at huwag magsagawa ng pagpupulong kung walang ganoong pangangailangan.

10 mga tip para sa mabisang pagpupulong

Target Tukuyin para sa iyong sarili kung anong layunin ang kailangan mo upang ayusin ang isang pagpupulong? Ano ang mga resulta at sa anong porma ang nais mong makuha sa pagtatapos ng pagpupulong? Mayroon bang mga desisyon na magagawa? Anong mga paghihirap ang maaaring lumitaw at kung paano i-neutralize ang mga ito? Hanggang saan ang mga layunin ng mga kasali sa pagpupulong ay nagkasabay / naiiba? Posible ba ang mga salungatan sa layunin? Ang mas maingat na pagganap sa unang yugto, mas kaunting paglaban ang lilitaw sa panahon ng pagpupulong

Mga kalahok. Ang komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong ay nabuo depende sa mga layunin nito. Anyayahan ang mga taong maaaring magbigay ng isang totoong mahalagang kontribusyon sa talakayan ng mga isyu sa pagpupulong. Subukan ang iyong mga pagganyak para sa pagrekrut ng isang workgroup, ginagawa mo bang isang teatro ng isang artista (ikaw mismo) ang mga pagpupulong? Ito ba talaga ang lineup na ito na magiging produktibo? Ito ay nagkakahalaga ng patuloy na pagbabago ng komposisyon ng mga kalahok, na binubuo ito nang paisa-isa para sa bawat pagpupulong. Matutulungan nito ang manager na maiwasan ang nakagawian at positibong epekto sa mga dynamics ng pangkat

Format Piliin ang pinakamahusay na format ng pagpupulong depende sa iyong mga gawain. Kung kailangan mo, halimbawa

1) ipagbigay-alam sa koponan tungkol sa mga makabagong ideya

Magsagawa ng isang "pulong - mensahe ng impormasyon". Ang gawain ng naturang pagpupulong ay upang ipaalam sa mga kalahok hangga't maaari tungkol sa mga paparating na pagbabago, ang layunin ay upang mabawasan ang paglaban. Ang isang mahusay na tool upang matulungan ang isang pinuno ay isang pagtatasa ng SWOT.

2) magtakda ng mga gawain at magtalaga ng mga responsibilidad

"Order-order". Isang napaka nakabalangkas at malinaw na format, kontrol sa sitwasyon, ang layunin ay upang ipamahagi ang responsibilidad ng mga kalahok nang nakapag-iisa. Bawasan nito ang antas ng direktiba na maaaring makagambala sa kalidad ng pagganap ng mga gawain.

3) magkaroon ng isang karaniwang desisyon

Ayusin ang isang "pulong-negosasyon" kung saan nakikinig ka sa mga pananaw ng lahat ng mga kalahok. Diskarte sa pulong ng panalo, ang papel na ginagampanan ng pinuno ay ang moderator. Ang mga tool ng format na ito ay brainstorming, survey na multi-posisyon, survey na may mga kard, scheme ng pagsusuri sa problema, atbp.

Scheme sa Pagsusuri ng Suliranin, T. Edmüller

4) pagsamahin upang malutas ang problema

Ang pulong sa pamamagitan ay ang pinakamainam na format para sa naturang pagpupulong. Napakahalaga na makahanap ng isang moderator na nasiyahan sa awtoridad ng koponan. Ang isang pinuno ay maaaring hindi palaging ang pinakamahusay na pagpipilian. Ito ay mas epektibo upang mag-imbita ng isang panlabas na dalubhasa (tagapamagitan, coach, consultant)

5) mangolekta ng mga ideya

Ang "Pagpupulong - Brainstorming" ay magiging 100% ang pinakamahusay na solusyon sa kasong ito. Ang pangunahing bagay sa format na ito ay upang sundin ang mga patakaran at ang brainstorming algorithm. At gayundin, mapanatili ang isang kapaligiran ng pagiging bukas at kadalian, na naaalala na ang pagpuna ay pumapatay sa pagiging epektibo ng mga naturang pagpupulong

6) mapabuti ang kakayahan

"Pag-aaral-natutunan". Pinapayagan ng format na ito ang pinuno na kumilos bilang isang tagapagsanay o coach. Ibahagi ang kapaki-pakinabang na impormasyon sa mga sakop, talakayin ito at planuhin kung paano mo ipapatupad ito sa pang-araw-araw na pag-andar. Ang isang mahusay na paghahanap para sa mga tagapamahala ay magiging 30 minutong pagpupulong ng maraming beses sa isang linggo / buwan, na isinaayos mismo ng mga ito para sa pagpapaunlad ng mga sakop. Isang kakayahang - isang diskarte sa pag-unlad - isang plano sa pagkilos ay isang magaspang na algorithm para sa mga naturang pagpupulong

Isang lugar. Kung saan ka makikipagkita sa iyong koponan ay natutukoy ng layunin at format ng pagpupulong. Ang format ng pagsasanay at "mga pagpupulong sa pamamagitan" ay maaaring mangailangan ng mga silid na may iba't ibang laki at kagamitan. Isipin ito nang maaga. Kinakailangan din na ang mga dumalo ay maaaring makakita ng bawat isa at makapag-eye contact sa pinuno ng pagpupulong

Plano Ang iyong plano sa pagpupulong ay dapat na nakasulat. Sa katunayan, ito ay isang agenda na may kasamang mga sumusunod na item

- petsa, oras, lokasyon

- ang layunin ng pagpupulong

- mga isyu na tatalakayin

- ang nais na kinalabasan ng pagpupulong at ang form nito

- format

- ang tagapagpasimula at kung sino ang may hawak ng pagpupulong

- isang listahan ng mga kalahok, kabilang ang mga inanyayahan mula sa labas

Ipadala ang plano sa pagpupulong sa mga kalahok sa pagpupulong, baka gusto nilang idagdag ang kanilang mga katanungan. Upang makatipid ng oras, malulutas mo ang maraming mga isyu sa isang pagpupulong

Panuntunan. Ang mga pangunahing patakaran para sa pagsasagawa ng mga pagpupulong ay itinakda ng pangkat at maaaring magkakaiba sa pagpupulong. Ngunit may mga permanenteng patakaran, tulad ng pagsunod sa mga timeline, kasunduan sa mga gumagawa ng desisyon, paghihigpit na ipinataw ng patakaran ng kumpanya, mga kasunduan sa pamamahala ng hidwaan, atbp

Protocol. Ito ay isang uri ng buod ng pagpupulong, na naglalarawan sa lahat ng mga pangunahing punto. Inihanda ito ng kalihim ng pagpupulong, batay sa mga tala na ginawa sa panahon ng pagpupulong. Ang mga minuto ay nilagdaan ng pinuno, ang sekretaryo ng pagpupulong, pati na rin ng mga pangunahing kalahok (mga ipinahiwatig sa plano ng pagkilos). Ang isang kopya ng mga minuto ay ipinadala sa lahat ng mga kalahok ng pagpupulon

Oras Ang pamamahala ng oras ay isa sa mga pangunahing aspeto ng kahusayan sa pagpupulong. Palaging simulan ang pagpupulong sa takdang oras, sapagkat sa paglaon ay hindi mo magagawang makamit ang pagbigay ng oras. Itakda ang mga frame ng oras para sa lahat ng mga puntos sa plano at subaybayan ang kanilang pagpapatupad. Sundin ang panuntunang 60x20x20:

Gumugol ng 60% ng iyong oras sa mga agarang / mahalagang isyu.

Iwanan ang 20% ng oras sa hindi inaasahang mga paksa at biglang umuusbong na kagyat na mga katanungan

Maglaan ng 20% ng oras sa tinatawag na. mga pangangailangan sa lipunan - pahinga, tanghalian, paguusap, atbp.

Ang katapusan. Upang wakasan nang maayos ang pagpupulong, tingnan ang pagtutulungan. Tandaan kung ano ang nakamit ng koponan, dumaan sa mga puntos ng nabuong plano, siguraduhing nauunawaan at sinusuportahan ng lahat ng naroroon kung ano ang pinlano. Sa pagtatapos ng pagpupulong, bumuo ng isang abiso sa buod na ipapadala sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong, kasama na ang mga wala. Itala dito ang isang listahan ng mga kalahok, ang pangunahing mga katanungan sa talakayan, mga desisyon na ginawa, isang plano ng pagkilos at mga responsable para sa bawat isa sa mga puntos, deadline, control point, ang petsa ng susunod na pagpupulon

Ang kontrol. Ang mga sitwasyon kung saan ang lahat ay nagtatapos sa isang pagpupulong ay hindi bihira. Upang makagawa ng pagkilos, kailangan mo ng pagnanasa at pagganyak, pati na rin ang kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon. Tukuyin ang mga control point at ang mga responsable para dito nang direkta sa pulon

Pinagkakahirapan sa pagpupulong

1. Mga hidwaa

Sa mga pagpupulong, madalas na lumitaw ang mga sitwasyon ng hidwaan. Minsan sumisikat sila nang sobra na ang pagpupulong ay naging isang agos ng kapwa akusasyon at personal na pag-atake. Ano ang dapat gawin ng manager sa kasong ito?

- Ipagpaliban ang talakayan ng kontrobersyal na isyu at lutasin ito sa paglaon, sa loob ng balangkas ng pagpupulong na ito. Sa oras na iyon, ang mga hilig ay babawasan at ang mga kalahok ay magagawang ipahayag ang kanilang mga sarili nang nakabubuo.

- Isalin ang solusyon sa problema sa isang indibidwal na format at makipagtagpo sa mga sumasalungat na partido sa labas ng pangkalahatang pagpupulong

- Ayusin ang tanong at anyayahan upang isaalang-alang ito sa susunod na pagpupulong

- Mag-alok ng isang kompromiso

2. Mga hadlang sa komunikasyo

Ang payo, pagbabanta, pagpuna, panunumbat, "pag-diagnose" at pag-label, mga rekomendasyon, order, klisehe at karaniwang salita ay maaaring magsilbing sagabal sa isang pagpupulong. Ang mga hadlang sa komunikasyon ay sanhi ng paglaban at antipathy. Mahalaga na mapansin ng pinuno ang mga naturang bagay at iguhit ang pansin ng mga kasapi ng nagtatrabaho na grupo sa kanila. Upang alisin ang mga hadlang sa komunikasyon, lumikha ng isang karagdagang panuntunan sa trabaho tungkol dito. At sistematikong pinahusay din ang kakayahan sa komunikasyon ng pangkat

3. Mga Mal

Ang mga pinsala at pagkakamali sa pagsasagawa ng mga pagpupulong ay maaaring mapansin sa anumang kumpanya. Ang pinaka-tipikal ay:

- hindi pagsunod sa mga itinakdang layunin

- hindi pagsunod sa mga regulasyon

- kawalan ng impormasyon para sa mga kalahok sa pagpupulong

- Hawak ang mga empleyado sa pinaka-produktibong oras

- presyon mula sa ulo o kabaligtaran, passivity at pagkakakonekta

- hindi pagkilos pagkatapos ng pagpupulong

Ang iyong mga pagpupulong ay maaaring maging isang mahalagang mapagkukunan sa pamamahala o isang itim na butas kung saan ang oras ay natutunaw nang walang bakas. Ang pagpipilian ay sa iyo.